Mieux s’organiser, gagner du temps au quotidien, développer sa productivité et son efficacité… Ce sont des problématiques qui reviennent sans cesse chez mes clientes.
Si comme elles, vous vous sentez trop éparpillée, que vous avez du mal à faire tout ce que vous avez à faire et que vous finissez vos semaines sur les rotules : cet article est pour vous !
Je vous donne 6 étapes pour développer une meilleure organisation au quotidien et apprendre à mieux dépenser le temps dont vous disposez.
Pour écouter le podcast lié à cet article, c'est par ici : épisode #40
Coach en développement personnel, j’ai toujours été à l’aise avec l’organisation quotidienne et l’optimisation du temps. Mon objectif : vous aider à faire les choses de manière plus sereine, et à vous sentir plus épanouie et satisfaite à la fin de la semaine.
Or, je dois commencer par vous dire que, le temps, c’est une construction mentale.
Bien sûr, la terre tourne sur elle-même et on voit le soleil se lever et se coucher…
Mais il faut savoir distinguer le temps (les secondes qui passent de manière objective) et la manière dont vous appréhendez ce temps, dont vous bougez avec lui et dont vous le dépensez.
C’est crucial si vous souhaitez améliorer votre organisation quotidienne : la connaissance de soi et de son rapport au temps est la clé pour en gagner !
Bien s’organiser, c’est une opportunité de créer une vie qui nous ressemble.
C’est une rencontre avec soi-même :
Notre quotidien et la satisfaction que nous en tirons, ce n’est pas que du travail : c’est aussi tout cela !
Souvent, on fait plein de listes qui ne cessent de s’allonger.
Et quand on revient vers elles, on se retrouve à devoir évaluer à chaque fois ce qui est le plus urgent, ce qui manque pour faire ceci ou cela, ou par quoi on devrait commencer.
Et ça, ça demande beaucoup d’énergie mentale.
Or, c’est de cette énergie mentale dont nous avons besoin pour avancer vers nos objectifs !
Nous le verrons un peu plus loin, il est très important de cerner son mode de fonctionnement pour optimiser son temps.
Nous sommes tous différents face au travail et comprendre la manière de faire qui nous convient le mieux, c’est indispensable pour préserver son énergie et ménager sa capacité à avancer.
On a parfois tendance à subir les choses qui occupent nos journées : « Cette réunion a pris tant de temps ; j’ai dû faire ceci ou cela… »
Mais il est possible de se responsabiliser et d’agir intentionnellement face à son temps.
Quand on manque d’organisation, on manque aussi souvent de distance pour voir tout ce qu’on s’impose à soi-même.
Des journées trop remplies donnent l’impression d’avancer trop lentement et de perdre du temps.
Il faut voir l’organisation de soi comme une prise d’engagement auprès de soi.
Imaginez que vous êtes la CEO de l’entreprise de vous-même. Cette moi-CEO prend le temps chaque lundi d’organiser la semaine pour mon propre bien. Elle pose un cadre pour prendre soin de moi, et de ce que je veux dans la vie.
Celle qui réalisera les tâches prévues – la moi-directrice exécutive – répond à cet engagement.
C’est un bon moyen pour faire face à la flemme de réaliser les tâches qui ne font pas envie.
La flemme sera toujours présente, mais l’organisation aide à la combattre, car la décision d’agir aura été prise en amont.
Mais assez de théorie : passons à la pratique !
Voici une méthode d’organisation et de planification hebdomadaire en 6 étapes pour gagner en temps et en efficacité.
Je vous propose de commencer par rédiger une to do list la plus complète possible pour votre semaine.
Mettez-y tout, absolument tout ce que vous devez faire et ce que vous voulez faire. Prenez le temps qu’il faudra !
Cette liste très hétéroclite contiendra des choses aussi diverses que la lessive à faire, une réunion à planifier, une heure pour aller marcher, les courses à faire, un moment pour lire, un projet pro sur lequel avancer, un coup de fil à passer à une amie…
Pour résumer : mettez-y tout ce que vous serez contente et satisfaite d’avoir fait cette semaine !
Une fois votre liste établie, posez-vous cette question capitale :
Est-ce que je veux vraiment TOUT faire cette semaine ?
Vous devez définir clairement et consciemment vos priorités.
Par exemple, en ce qui me concerne, une de mes grandes priorités est d’aller marcher. Donc, si je vois que j’ai une semaine trop chargée, je fais le tri pour voir ce que je peux repousser à la suivante. C’est un choix que je fais en conscience, pour moi, pour mon bien-être.
Car pour bien s’organiser, il est fondamental de savoir à quoi on veut que notre semaine ressemble et quelles sont nos priorités.
Il ne faut jamais négliger ce dont on a besoin pour nourrir notre énergie et notre productivité.
Les projets à long terme doivent être découpés en plusieurs étapes… elles-mêmes découpées en plus petites étapes !
Un grand projet, c’est plein de petites tâches mises les unes à la suite des autres.
Ce processus est très important et fait pleinement partie de la réalisation du projet lui-même.
C’est comme ça qu’on avance pas à pas. Et c’est aussi comme ça qu’on prend conscience du travail accompli au fil du chemin, ce qui nous aide à garder le cap sans se démoraliser.
En décortiquant votre projet, vous allez nécessairement mettre à jour certains obstacles liés à des choses que vous maîtrisez mal.
L’art de s’organiser, c’est aussi apprendre à transformer ces obstacles en stratégie :
Que puis-je faire ou quelles compétences dois-je développer pour surmonter ces obstacles ?
Petit exemple personnel : je rencontre des difficultés pour mettre des sous-titres à une vidéo. Je ne trouve pas d’application que me convienne et qui soit suffisamment intuitive.
Mais cette recherche est, en soi, une tâche à faire : le temps que je passe à résoudre ce problème n’est pas une perte de temps. C’est quelque chose que je dois planifier.
Une fois que vous avez sous les yeux tout ce que vous voulez faire, remplissez votre agenda en notant le jour et même l’heure prévus pour chaque chose. Et soyez réaliste !
À cette étape, nous l’avons vu plus tôt, il sera très précieux de tenir compte de votre mode de fonctionnement :
Si, comme moi, le fait de passer d’une tâche à une autre très différente vous demande beaucoup d’énergie et de concentration, regroupez-les par thématique (planifiez un après-midi consacré à toutes les tâches administratives, par exemple).
Si, à l’inverse, vous avez tendance à passer facilement d’un thème à l’autre et que consacrer plusieurs heures à la même chose vous semble trop rébarbatif, dispersez les tâches similaires.
Enfin, pour bien avancer sur vos gros projets, ménagez-vous des focus time : des temps de grande concentration où vous serez pleinement productive.
Coupez vos notifications, coupez internet : aménagez des tranches de 2 heures pour vous consacrer entièrement à une tâche ciblée.
Et prévoyez aussi le break qui suivra !
Quand on procrastine, on a tendance à culpabiliser de s’arrêter pour respirer. Mais après une intense session de travail, on profite pleinement du temps qu’on a l’habitude de considérer comme du temps perdu :
Se poser sur son canapé, scroller sur les réseaux sociaux, aller prendre l’air… Tout est permis pour se ressourcer !
Ce qui est capital avec le focus time, c’est qu’on avance en accordant consciemment du temps pour les tâches qu’on a prévu. On n’est pas en train de répondre aux demandes immédiates et aux sollicitations extérieures.
On agit au lieu de réagir.
Et ça, ça participe à nous rendre pleinement satisfaite à la fin de la semaine ;)
Si vous cherchez à mieux organiser votre temps et votre vie quotidienne d’entrepreneur, rendez-vous sur ce lien, où je propose des outils gratuits pour vous aider à organiser votre semaine.
Accomplir davantage tout en profitant mieux, c’est possible !
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Un brin de réflexion envoyé par email chaque vendredi. J'apprécie votre temps et votre boîte email. C’est pour cela que je rédige avec soin un bref message chaque semaine qui, je l’espère, vous inspira.